Warum regelmäßige Backups unverzichtbar sind
Outlook ist für viele Menschen das Herzstück ihrer digitalen Kommunikation. E-Mails, Kontakte, Kalendereinträge und Aufgaben – all das steckt in wenigen Dateien auf Ihrer Festplatte. Gehen diese verloren, ist der Schaden oft erheblich:
- Festplattenausfall oder Systemabsturz
- Versehentliches Löschen von E-Mails oder Profilen
- Malware- oder Ransomware-Angriffe
- Fehlgeschlagenes Outlook- oder Windows-Update
- Wechsel auf einen neuen PC
Ein aktuelles Backup rettet in all diesen Fällen Ihre Daten – vorausgesetzt, es wurde auch wirklich angelegt.
Wo Outlook seine Daten speichert
Outlook speichert alle lokalen Daten in sogenannten PST-Dateien (Personal Storage Table). Beim Einsatz eines Exchange- oder Microsoft-365-Kontos kommen außerdem OST-Dateien (Offline Storage Table) hinzu.
Die typischen Speicherorte:
Windows 10/11:
C:\Users\[Benutzername]\AppData\Local\Microsoft\Outlook\
Ältere Windows-Versionen:
C:\Dokumente und Einstellungen\[Benutzername]\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook\
Manuelles Backup: Export über Outlook
Der zuverlässigste Weg für ein vollständiges manuelles Backup ist der eingebaute Import/Export-Assistent von Outlook:
Klicken Sie oben links auf Datei, dann auf Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren.
Im Assistenten wählen Sie In Datei exportieren und klicken auf Weiter.
Wählen Sie Outlook-Datendatei (.pst) und klicken Sie erneut auf Weiter.
Markieren Sie den gewünschten Ordner (z. B. Ihren E-Mail-Account ganz oben) und aktivieren Sie Unterordner einbeziehen.
Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie einen Zielordner – am besten eine externe Festplatte oder einen Cloud-Ordner (z. B. OneDrive).
Klicken Sie auf Fertig stellen. Bei umfangreichem Postfach kann der Vorgang einige Minuten dauern.
Outlook muss während des Exports geöffnet und aktiv sein. Schließen Sie das Programm nicht vorzeitig, da die PST-Datei sonst beschädigt werden kann.
PST-Datei direkt kopieren
Alternativ können Sie die PST-Datei auch direkt im Windows-Explorer kopieren – allerdings nur, wenn Outlook dabei vollständig geschlossen ist, da Windows die Datei sonst sperrt.
Auch im Infobereich der Taskleiste darf kein Outlook-Symbol mehr erscheinen.
Navigieren Sie zum oben genannten Speicherort und suchen Sie die .pst-Datei.
Kopieren Sie die Datei auf eine externe Festplatte, einen USB-Stick oder in einen Cloud-Ordner.
Backup wiederherstellen
Wenn Sie Ihre gesicherte PST-Datei wieder in Outlook einlesen möchten:
Wählen Sie diesmal Aus einem anderen Programm oder einer Datei importieren.
Klicken Sie auf Weiter und wählen Sie Ihre Backup-Datei über Durchsuchen aus.
Bestimmen Sie, ob Duplikate ersetzt werden sollen, und klicken Sie auf Fertig stellen.
Warum manuelles Sichern auf Dauer mühsam ist
Das manuelle Vorgehen funktioniert – aber es hat einen entscheidenden Haken: Man muss selbst daran denken. In der Praxis bedeutet das:
| Kriterium | Manuell | Mit MOBackup |
|---|---|---|
| Automatischer Zeitplan | ✗ Nein | ✓ Ja, frei konfigurierbar |
| Outlook muss geöffnet sein | ✗ Ja (für Export) | ✓ Nein (bei Nutzung eines Zusatzprogramms) |
| Zeitaufwand | 5–15 Min. je Backup | Einmalig einrichten, dann 0 Min. |
| Mehrere Datendateien sichern | ✗ Manuell je Datendatei | ✓ Alle Datendateien auf einmal |
| Mailkonten sichern | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Signaturen sichern | ✗ Manuell | ✓ auch automatisiert |
| Komprimierung | ✗ Nein | ✓ Ja |
| Verschlüsselung | ✗ Nein | ✓ Optional nutzbar |
| Backup-Verlauf / Versionierung | ✗ Nein | ✓ Mehrere Generationen |
Wer sein Backup wirklich zuverlässig haben möchte, braucht eine Lösung, die automatisch und regelmäßig läuft – auch wenn man gerade nicht daran denkt.
MOBackup – Outlook-Backup, das sich selbst erledigt
Genau für diesen Zweck gibt es MOBackup: eine speziell für Outlook entwickelte Backup-Software, die alles übernimmt – vollautomatisch im Hintergrund.
Legen Sie fest, wann und wie oft MOBackup automatisch sichert – täglich, wöchentlich oder zu jedem Windows-Start.
PST-Dateien, Signaturen, Einstellungen und alle konfigurierten Mail-Accounts werden in einem Durchgang gesichert.
Auf Wunsch werden Ihre Backups mit einem Passwort geschützt und platzsparend komprimiert.
MOBackup hält mehrere Sicherungsgenerationen vor – so können Sie auch auf ältere Datenstände zurückgreifen.
Jetzt Zeit sparen – MOBackup kostenlos testen
Richten Sie MOBackup einmalig ein und vergessen Sie manuelle Backups für immer. Ihre Outlook-Daten sind zuverlässig geschützt – ganz ohne Ihr Zutun.
MOBackup herunterladen →Kostenlose Testversion verfügbar · Für Windows · Outlook 2016–365
Häufige Fragen (FAQ)
Wie oft sollte ich mein Outlook sichern?
Für Privatanwender empfiehlt sich ein wöchentliches Backup. Wer beruflich intensiv mit Outlook arbeitet, sollte täglich sichern. Mit einem automatisierten Tool wie MOBackup ist das kein Aufwand mehr.
Kann ich auch ein Microsoft-365-Konto sichern?
Bei Exchange- und Microsoft-365-Konten liegen die Daten primär in der Cloud. Dennoch ist eine lokale Sicherung sinnvoll – als unabhängige Kopie außerhalb von Microsofts Servern. MOBackup unterstützt auch OST-Dateien und lokal gecachte Postfächer.
Was ist der Unterschied zwischen PST und OST?
PST-Dateien sind lokale Archivdateien, die Sie frei kopieren und verschieben können. OST-Dateien sind offline synchronisierte Kopien eines Exchange-Postfachs und sind an das jeweilige Profil gebunden – sie lassen sich nicht einfach importieren.
Muss Outlook für das Backup geöffnet sein?
Beim manuellen Export über Outlook selbst: Ja. Beim direkten Kopieren der PST-Datei: Nein, aber Outlook muss vollständig geschlossen sein. MOBackup kann unabhängig vom Outlook-Status sichern und benötigt keine geöffnete Instanz.
Werden auch Kontakte und Kalendereinträge gesichert?
Ja – alle Daten, die in Ihrer PST-Datei gespeichert sind, inklusive Kontakte, Kalender, Aufgaben und Notizen. MOBackup sichert darüber hinaus auch Outlook-Einstellungen, Signaturen und Mailkonten.
Was kostet MOBackup?
MOBackup ist als kostenlose Testversion verfügbar. Alle Details zu Lizenz und Preisen finden Sie direkt auf www.mobackup.de.