E-Mail Export

Nach dem Download des Add-Ins und der Installation finden Sie nach einem erneuten Start von Microsoft Outlook einen weiteren Reiter mit der Bezeichnung "Heiko Schröder". Dort finden Sie dann den Bereich "E-Mails speichern".

Selektieren Sie in Outlook den Ordner, aus dem gefundene E-Mail-Anhänge gespeichert werden sollen. Klicken Sie dann auf "Start".

 

1. Ordnerangaben

Als erstes legen Sie fest, ob nur die selektierten E-Mails, der komplette selektierte Ordner oder auch dessen weitere Unterordner exportiert werden sollen.

Die E-Mails können Sie aktuell in den folgenden Formaten exportieren:

• .msg - das originale Outlook Message Format
• .doc - das Word Format
• .rtf - das Rich Text Format
• .html - das Hypertext Markup Language Format
• .txt - das Textformat
• .pdf - das Portable Document Format

Bei den genannten Formaten, behält nur das msg-Format die Anhänge. Bei allen anderen Formaten werden die Anhänge beim Export entfernt.

Wo die Ordner strukturiert abgelegt werden sollen, legen Sie beim Speicherort fest.

2. evtl. Unterordner

Damit die E-Mails strukturierter abgespeichert werden, können Sie den Namen des weiteren Unterordners wählen.

Entweder es sollen keine Unterordner angelegt werden, oder die Ordner sollen die gleichen Namen haben, wie die Ordner in Outlook.

Bei nach Betreff der Mail würde der Unterordner z.B. Rechnung für Microsoft 365 Business Standard heißen.

Bei nach Name des Absenders wäre es Microsoft. Oder bei E-Mail-Adresse des Absenders wäre es microsoft-noreply@microsoft.com.

Wählen Sie Datum der E-Mail (Jahr-Monat), dann werden die Ordner nach dem Datum der E-Mail angelegt, also z.B. 2025-08 für August 2025.

3. Dateinamen

Zu guter Letzt können Sie auch den Dateinamen der E-Mails festlegen. Hierbei können Sie den Dateinamen nach dem betreff der E-Mail wählen, oder nach dem Namen oder der E-Mail-Adresse des Absenders

Sie können aber auch eigene Merkmale angeben, indem Sie eigener Dateinamewählen. Dann haben Sie die Möglichkeit, eigene Angaben zu machen oder vorgegebene Felder einfügen und miteinander zu verbinden. Auch aus den vorgefertigten Namensmustern können Sie wählen.

Sollen bereits vorhandene Dateien nicht überschrieben werden, können Sie einen Zähler anhängen lassen.

Wie der Ordnername aussieht und unter welchem Namen die E-Mails gespeichert werden, können Sie unter Muster ablesen.

Spezielle Zeichen, die das Erstellen eines Ordner oder Dateinamens verhindern würden, werden durch einen Unterstrich _ ersetzt.

4. Export starten

Beispiel

Nachfolgend finden Sie einige Möglichkeiten, wie der Anhang der Microsoft E-Mail abgelegt werden könnte.

1. Rechnung für Microsoft 365 Business einsehen_52631715015.doc
2. Microsoft_52631715015.doc
3. microsoft-noreply@microsoft.com_52631715015.pdf
4. 2025-03-22_52631715015.pdf
5. 2025-03-22 - Microsoft - Rechnung für Microsoft 365 Business einsehen_52631715015.pdf

Inkusive der zusätzlichen Ordnernamen ginge auch das Folgende.

1. Microsoft\Rechnung für Microsoft 365 Business einsehen_52631715015.doc
2. Microsoft\2025-03-22_52631715015.rtf
3. Microsoft\microsoft-noreply@microsoft.com_52631715015.pdf
4. Microsoft\Heiko Schröder Softwareentwicklung - 2025-03-22_52631715015.pdf
5. microsoft-noreply@microsoft.com\Microsoft_52631715015.pdf
6. 2025-03-22\Microsoft_52631715015.pdf
7. 2025-03-22\Heiko Schröder Softwareentwicklung - Microsoft - 2025-03-22_52631715015.pdf

Sie sehen, es gibt ungeahnte Möglichkeiten, die E-Mails automatisiert abzsupeichern. Probieren Sie es aus.