E-Mail Export
Automatisierte Ablage von E-Mails in Outlook
Wollen Sie manchmal auch bestimmte E-Mails aus Outlook auslagern und zum Beispiel als PDF-Datei auf der Festplatte ablegen? Die Exportmöglichkeiten von Outlook sind dabei sehr begrenzt. Und um diese exportierten Dateien wieder anschauen zu können, benötigen Sie auch wieder Outlook.
Besser wäre es doch, wenn Sie die E-Mails in einem Format vorliegen haben, bei dem Sie kein Outlook benötigen, um sie später wieder lesen zu können. Gut wäre es außerdem, wenn die E-Mails nach Absendern sortiert in Unterordner abgelegt werden würden.
Ganz ehrlich? Von Hand ist das eine sehr zeitraubende Tätigkeit. Wie wäre es also, wenn Sie ein Tool hätten, das Ihnen diese Arbeit abnimmt? Wenn Sie danach suchen, sind Sie hier genau richtig.
Mit diesem AddIn können Sie E-Mails automatisiert in verschiedenen Formaten in diverse Unterordner ablegen lassen.
KI generiertes Bild von Canva.com
E-Mail Export für Outlook
Dieses Add-In ermöglicht es Ihnen, die E-Mails strukturiert auf dem Rechner abzulegen. Speichern Sie dabei die E-Mails als PDF-Dateien oder Word-Dateien ab. In welchem Ordner die Anhänge dabei gespeichert werden und wie Unterordner bzw. die Dateinamen heißen sollen, legen Sie fest.
Die Benutzung des Add-Ins ist ganz einfach. Nach der Installation finden Sie in Outlook das zusätzliche Menü "Heiko Schröder" und darunter das Add-In "E-Mails speichern". Mit einem Klick auf "Start" öffnet sich das Tool.
Danach werden Sie Schritt für Schritt durch die Einstellungen geführt, wo Sie festlegen können, wie die E-Mails exportiert werden sollen. Das Add-In merkt sich die vorgenommenen Einstellungen und zeigt Sie beim nächsten Mal als Vorauswahl wieder an.
Download
Dieses Add-In kann ab Outlook 2010 verwendet werden und unterstützt auch Outlook 2024 und Outlook 365.
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In diesem Beispiel werden die E-Mails als Word-Dokumente mit der Endung .doc im Ordner F:\E-Mail-Ablage\2025\ abgelegt. Die weiteren Unterordner erhalten den Namen des Ordnernamens wie in Outlook. Und der Name der exportierten Datei besteht aus dem Betreff der E-Mail. Als Änderungsdatum werden automatisch das Datum und die Uhrzeit der E-Mail gesetzt.
Weitere Varianten und nähere Erläuterungen finden Sie in der Online-Hilfe.