Anhang Export

Kennen Sie das Problem? Ein Jahr ist vergangen und Ihr/e Steuerberater/in benötigt für den Jahresabschluss die Rechnungen des vergangenen Jahres oder des Vorjahres. Diesmal können Sie nicht mehr die ausgedruckten Rechnungen in einem Ordner übergeben, sondern zur einfachen Weiterverarbeitung möchte er/sie die Rechnungen in digitaler Form.

Von Glück können Sie reden, wenn Sie die E-Mails mit den Rechnungen zuvor wenigstens in einem Rechnungsordner in Outlook abgelegt haben. Aber selbst dann müssen Sie in jede E-Mail, um die Anhänge zu speichern.

Ganz ehrlich? Das ist eine sehr zeitraubende Tätigkeit.

Wie wäre es, wenn Sie ein Tool hätten, das Ihnen die Arbeit abnimmt und die Rechnungen z.B. nach Firmen sortiert in separate Unterordner ablegen würde? Wenn Sie danach suchen, sind Sie hier genau richtig.

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Oder Sie erhalten viele Fotos, die Sie dann sortiert nach Absender auf Ihrer Festplatte ablegen wollen?

Oder Sie engangieren sich in einem Verein und wollen alle Dokumente jahresweise sortiert auf der Festplatte speichern, die Sie bisher erhalten haben?

Anhang Export für Outlook

Dieses Add-In ermöglicht es Ihnen, die Rechnungen strukturiert auf dem Rechner abzulegen. Lassen Sie dabei nach PDF-Dateien oder Word-Dateien suchen. Prinzipiell können Sie mit dem Tool alle Anhänge strukturiert auf der Festplatte ablegen lassen. In welchem Ordner die Anhänge dabei gespeichert werden und wie die Dateinamen lauten sollen, legen Sie fest.

Die Benutzung des Add-Ins ist ganz einfach. Nach der Installation finden Sie in Outlook das zusätzliche Menü "Heiko Schröder" und darunter das Add-In "Anhänge speichern". Mit einem Klick auf "Start" öffnet sich das Tool.

Danach werden Sie Schritt für Schritt durch die Einstellungen geführt, wo Sie festlegen können, wie die Anhänge exportiert werden sollen. Das Add-In merkt sich die vorgenommenen Einstellungen und zeigt Sie beim nächsten Mal als Vorauswahl wieder an.

In diesem Beispiel werden die Anhänge mit der Endung .pdf im Ordner D:\Büro\Rechnungen\ abgelegt. Die weiteren Unterordner erhalten den Namen des Absenders, und dem Namen der exportierten Datei können Sie weitere Informationen hinzufügen, hier z.B. Jahr-Monat-Tag. Als Änderungsdatum werden automatisch das Datum und die Uhrzeit der E-Mail gesetzt.

Weitere Varianten und nähere Erläuterungen finden Sie in der Online-Hilfe.