MODupRemover - die Anleitung

Was ist MODupRemover?

MODupRemover steht für Microsoft Outlook Duplicate Remover, dem Outlook Duplikaten Entferner.

Die Software hilft Ihnen bei der Suche nach mehrfach vorhandenen Elementen, wie E-Mails, Kontakten, Terminen. Aufgaben und Notizen in Outlook 2000 bis Outlook 2021 (nicht die Windows Store Version aus dem Microsoft Store). Sie müssen nicht mehr von Hand nach doppelten Elementen suchen und löschen. Die Software MODupRemover durchforstet die Ordner nach Duplikaten und vergleicht dabei die Elemente anhand von bestimmten Merkmalen. Als Erkennungsmerkmal werden bestimmte, eindeutige Werte herangezogen. Die Liste finden Sie weiter unten.

Letztendlich entscheiden Sie, welche mehrfach vorhandenen Elemente wirklich gelöscht werden sollen.

Die Arbeitsschritte

Nach dem Start des Programms sehen Sie den Startbildschirm, der im wesentlichen nur eine Schaltfläche und ein Menü beinhaltet.

• Klicken Sie auf diese Schaltfläche, die mit Suche nach Duplikaten starten beschriftet ist.

Schritt 1:

• Wählen Sie das Profil, in der Sie die Suche nach mehrfach vorhandenen Elementen durchführen möchten. Sollten Sie in Outlook nur ein Profil verwenden, wird automatisch das verfügbare Profil gewählt.
• Markieren Sie die Ordner, in denen die Überprüfung durchgeführt werden sollen.
• Die Schaltflächen Alle und Keinen ermöglichen Ihnen die komplette Aus- bzw. Abwahl von Ordnern.
• Darunter finden Sie Schaltflächen, mit denen Sie bestimmte Elementarten automatisch selektieren lassen können. Somit können Sie nur E-Mails durchforsten oder auch nur Kontakte oder Termine.
• Möchten Sie nur spezielle Ordner, ohne eventuelle unterordner, selektieren, dann deaktivieren Sie die Option beim Selektieren eines Ordners die Unterordner automatisch markieren.
• Ist die Option Gelöschte Objekte ausschließen selektiert, werden die "Gelöschte Objekte" Ordner automatisch von der Suche ausgeschlossen.
• Die Option Elemente nur innerhalb des jeweiligen Ordners miteinander vergleichen ermöglicht Ihnen z.B. die Anzeige von mehrfach vorhandenen E-Mails innerhalb eines Ordners. Befinden sich dieselben E-Mails in anderen Ordnern, werden sie nicht als Duplikate gelistet. Dies ist sinnvoll, wenn Sie bewusst Kopien in anderen Ordner aufbewahren möchten.

Schritt 2:

• Optional können Sie hier die Ordnerprioriät festlegen, die Auswirkungen auf die Vorauswwahl der gefundenen Duplikate hat. Standardmäßig, wenn Sie die rechte Liste leer lassen, wird das Duplikat beibehalten, das als erstes gefunden wird und deren Eigenschaften den Einstellungen der Duplikatswahl entsprechen.
• Diese automatische Auswahl beeinflussen Sie, indem Sie die wichtigen Ordner angeben, deren gefundenen Duplikate beibehalten werden sollen. Bei mehreren Duplikaten wird das Element aus dem angegebenen Ordner beibehalten.
• Die Reihenfolge der Ordner können Sie rechts mit den Hoch- und Runter-Schaltflächen ändern.
• Die Ordner können Sie wieder aus der Liste löschen, indem Sie entweder links die Häkchen aus den entsprechenden Ordnern entfernen oder in der rechten Liste markieren und mit der Entfernen-Schaltfläche löschen.

Schritt 3:

• Im nächsten Schritt wird Ihnen die Anzahl der zu durchsuchenden Ordner und die Anzahl der Elemente angezeigt.
• Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Start" starten Sie den Scanvorgang, der eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen kann.
• Eine Fortschritts- und Zeitanzeige zeigt die ungefähr verbleibende Zeitspanne an.

Schritt 4:

• Im nächsten Schritt werden die eventuell gefundenen Duplikate je nach Art sortiert aufgelistet.
• Referenz-Elemente sind die Elemente, die beibehalten werden sollen. Diese werden grün unterlegt und sind nicht zum Löschen wählbar. Darunter befinden sich, rot hinterlegt und etwas eingerückt, die dazugehörigen Duplikate.
• Möchten Sie ein anderes Element als nicht zu löschendes Referenz-Element auswählen, dann markieren Sie dieses und klicken Sie auf die Schaltfläche Referenz-Element. Diese Schaltfläche ist nur bei Auswahl des Duplikats wählbar.
• Bei den E-Mails wird folgende automatische Vorauswahl getroffen:
  • Eine ungelesene E-Mail wird - gegenüber dem entsprechenden bereits gelesenen Duplikat - als zu löschende E-Mail fett hervorgehoben und automatisch vorselektiert.
  • Eine nicht beantwortete E-Mail wird - gegenüber dem bereits beantworteten Duplikat - automatisch zum Löschen vorselektiert.
• Mit den beiden oberen Schaltflächen können Sie die Textgröße der Anzeige verändern.
• Die Spaltenbreiten lassen sich durch Ziehen des entsprechenden Spaltenkopfs verändern.
• Mit der Option Gelöschte Elemente in den Ordner "Gelöschte Objekte" verschieben, stellen Sie sicher, dass die Elemente vor der endgültigen "Vernichtung" im Papierkorb des jeweiligen persönlichen Ordners landen. Die Software legt im Papierkorb einen zusätzlichen Ordner mit dem Namen "MODupRemover Objekte - Datum Uhrzeit" an, in den die gelöschten Elemente verschoben werden.
• Über die Schaltfläche Löschen starten Sie nach einer Sicherheitsabfrage den Löschvorgang der selektierten Elemente.

Schritt 5:

• Im letzten Schritt erhalten Sie eine Übersicht der gefundenen und gelöschten Elemente in Textform.
• Dieser Report wird zusätzlich nach Ende des Programms in die Datei "MODup-[Datum]-Log.txt" geschrieben, die sich beim Einsatz auf dem USB-Stick im Programmordner und bei der Installationsversion im Ordner \Eigene Dokumente\MODupRemover\ befindet. Diese Datei kann in jedem Texteditor geöffnet werden.

Die Unterscheidungsmerkmale

MODupRemover nutzt standardmäßig bestimmte Merkmale, um die Elemente zu überprüfen.

• E-Mails:
  Bei empfangenen E-Mails ist es die Internet Message ID, die jede versendete E-Mail eindeutig identifiziert. » Artikel bei Wikipedia
  Bei Mails, die Sie versendet haben oder als Entwurf abgelegt haben, ist diese Kennung nicht vorhanden. Dann werden die E-Mails anhand des Betreffs, der E-Mail-Adressen des Senders und Empfängers, sowie des Versendet-Datums identifiziert. Zusätzlich können Sie auch das Erstellt-Datum, den Nachrichteninhalt und dessen Größe, sowie die Namen und Größen der Anhänge prüfen lassen.
• Kalender:
  Betreff, Inhalt, Ort, Start und Enddatum
• Kontakte:
  E-Mail-Adresse, Name, evtl. Firmenname, Geschäftsadresse, geschäftliche und private Telefonnummer, Fax, Mobilnummer, Notizen
  Eventuelle Leerzeichen können Sie über die entsprechend Option ignorieren.
• Aufgaben:
  Betreff, Start- und Fälligkeitsdatum sowie Status
• Notizen:
  Kompletter Notizinhalt und Farbgebung

Einstellungen

Über das Menü PROGRAMM - EINSTELLUNGEN können Sie festlegen, welche Vergleichsmerkmale verwendet werden sollen, um Elemente als Duplikat zu identifizieren.

Vergleichsmerkmale:

Links wählen Sie das entsprechende Outlook-Element und rechts werden die möglichen Vergleichsmerkmale eingeblendet.

Jedes gewählte Merkmal wird bei der späteren Duplikatssuche herangezogen. Wählen Sie z.B. bei E-Mails nur das Merkmal Internet Message ID, dann wird auch nur diese Kennung überprüft. Selektieren Sie z.B. Mailadresse des Absenders und Betreff, dann werden E-Mails als Dupliakt angesehen, bei denen die Mailadresse und der Betreff der Mail übereinstimmen.

Mit der Schaltfläche Zurücksetzen können Sie jederzeit die gesamte Auswahl auf die standardmäßigen Vergleichsmerkmale zurücksetzen.

Die Optionen sollten selbst erklärend sein, hier jedoch noch einige Hinweise.

• E-Mails:
  Wenn Sie nicht die Internet Message ID als Unterscheidungsmerkmal verwenden, ist es wichtig, dass Sie mehr als nur ein Merkmal für die Duplikatssuche auswählen.
  Wenn Sie das Merkmal Nachrichtentext wählen, dann sollten Sie bedenken, dass sich die Zeit für die Duplikatssucheerhöht und die Software mehr Arbeitsspeicher als normal benötigt.

Duplikatsauswahl:

Wie zuvor im Arbeitsschritt 2 und 4 beschrieben, wird bei gefundenen Duplikaten eine automatische Vorauswahl getroffen, welches Element beibehalten werden soll und welches zum Löschen wählbar sein soll.

Im Bereich "Referenzelement" können Sie die Vorauswahl beeinflussen, indem Sie die Reihenfolge der gelisteten Kriterien ändern. Über die beiden Pfeil-Schaltflächen oder mit der Maus können Sie den selektierten Eintrag nach oben oder unten verschieben.

Findet die Software ein Duplikat, dann wird geprüft, welche Eigenschaft als erstes zutrifft und entsprechend angewendet wird:

• bereits gelesene E-Mail als Referenz
  Bei einem Duplikat wird die E-Mail zuerst aufgelistet, die bereits gelesen und somit bearbeitet wurde. Die ungelesene E-Mail wird fett hervorgehoben und zum Löschen vorselektiert.
• bereits beantwortete E-Mail als Referenz
  Die E-Mail wird zuerst gelistet und aufbewahrt, die Sie bereits beantwortet haben. Die Mail, die nicht beantwortet wurde, wird zum Löschen markiert.
• neueste E-Mail als Referenz
  Die zuletzt empfangene und somit neueste Mail wird behalten. Die älteren Duplikate werden automatisch markiert.
• älteste E-Mail als Referenz
  Die zuerst empfangene und somit älteste Mail wird behalten. Die neueren Duplikate werden automatisch markiert.
• größere/kleinere E-Mail als Referenz
  Die jeweils größere oder kleinere Mail wird behalten. Die anderen werden automatisch markiert.

Die Duplikate werden in der Liste der Kriterien von oben nach unten überprüft. Je nachdem, welches Kriterium zuerst zutrifft, wird es angewendet. Die restlichen Kriterien werden dann für das Duplikats-Paar übersprungen.